Sprawozdanie finansowe – podstawowe informacje, ważne terminy

1.Sprawozdanie finansowe

Jest to coroczny raport finansowy obrazujący w sposób czytelny rozwój działalności danej organizacji i jej sytuacji. Sprawozdanie finansowe powinno także wskazywać na ważne wydarzenia, które wystąpiły od zakończenia roku obrachunkowego oraz prognozować prawdopodobny przyszły rozwój jednostki. Sprawozdanie to generalnie skupia się na najważniejszych  informacjach finansowych dotyczących organizacji, przeznaczonych zarówno dla władz danej organizacji, jak i dla instytucji i organizacji z zewnątrz.

Sprawozdanie finansowe składa się z rachunku wyników (w przypadku organizacji prowadzącej działalność gospodarczą – rachunku zysków i strat), bilansu oraz informacji dodatkowej. Wzory tych dokumentów (dla organizacji, które nie prowadzą działalności gospodarczej) stanowią załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539). Organizacje prowadzące działalność gospodarczą stosują wzory sprawozdań finansowych zawartych w ustawie o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości [Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.]).

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowych jest jawne.

2.Sporządzenie sprawozdania finansowego

Każdy podmiot, w tym – organizacje pozarządowe – zobowiązany jest (poza szczególnymi przypadkami) do sporządzenia sprawozdania finansowego najpóźniej do 3 miesiąca po zakończeniu roku obrachunkowego. W związku z tym, że w większości organizacji rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie takie powinno zostać sporządzone do 31 marca.

3.Przyjęcie i zatwierdzenie

Aby zatwierdzić sprawozdanie finansowe, zarząd organizacji powinien się z nim zapoznać, wyjaśnić ewentualne wątpliwości oraz w efekcie – przyjąć je. Jak sprawozdanie zostanie przyjęte, można je zatwierdzić. Powinno to nastąpić najpóźniej 3 miesiące od jego sporządzenia. Maksymalnie zatem do 30 dnia czerwca, przy czym trzeba pamiętać, że jeśli sporządzone zostało wcześniej, np. w połowie marca, od tego dnia liczy się bieg 3 miesięcy (zatem należy je przyjąć i zatwierdzić do połowy czerwca).

Przyjęte i zatwierdzone sprawozdanie finansowe powinno zostać opatrzone podpisami wszystkich członków zarządu organizacji.

4.Wysłanie sprawozdania finansowego

Przyjęte i zatwierdzone (na podstawie uchwał) sprawozdanie należy następnie wysłać do urzędu skarbowego (właściwego ze względu na siedzibę organizacji).
Co ważne: po pierwsze – wysyłamy całe sprawozdanie finansowe, zatem bilans, rachunek wyników i informację dodatkową; po drugie – wraz z nimi wysyłamy odpowiednie uchwały oraz ewentualnie inne dokumenty. O tym, jakie konkretnie, decyduje z jednej strony rodzaj organizacji, z drugiej – zapisy w statucie. Co do zasady fundacje wysyłają sprawozdanie wraz z uchwałą (uchwałami) o jego przyjęciu i zatwierdzeniu. Stowarzyszenia natomiast muszą sporządzić dodatkowo protokół z Walnego Zebrania, listę podpisów obecnych członków oraz odpowiednie uchwały.

Sprawozdanie wysyłamy najpóźniej w ciągu 10 dni kalendarzowych od jego zatwierdzenia, czyli do 10 lipca. Również tutaj pamiętajmy, że jeśli zostało sporządzone i zatwierdzone wcześniej, 10 dni kalendarzowych upływa wcześniej.

Liczy się data stempla pocztowego, w przypadku przesyłania za pośrednictwem kuriera – data dostarczenia do miejsca przeznaczenia.

5.Odpowiedzialność

Podobnie jak w przypadku ksiąg rachunkowych i innych ważnych dokumentów, tak i za terminowość spraw związanych ze sprawozdaniem finansowym odpowiada zarząd organizacji.
 
Pamiętać należy, że szczególnie restrykcyjne przepisy dotyczą OPP. Dotyczy to zarówno terminowości, jak i obowiązku publikacji sprawozdań finansowych. Niezłożenie w terminie oraz nieupublicznienie sprawozdania finansowego skutkuje dla takiej organizacji m. in. wykluczeniem z możliwości uzyskiwania przychodów z 1% w następnym roku obrachunkowym.

6.Spóźnienie

Oczywiście może się zdarzyć, że sprawozdanie nie zostanie wysłane do urzędu skarbowego w odpowiednim terminie – z różnych powodów. Wówczas, dopóki urząd skarbowy nie wezwie nas do złożenia, możemy skorzystać z instytucji tzw. czynnego żalu, której zasady reguluje artykuł 16 kodeksu karnego skarbowego. Jest to powiadomienie urzędu o popełnieniu czynu zabronionego. Czynny żal (w którym nie tylko podmiot przyznaje się do popełnienia czynu zabronionego, ale również wskazuje powód jego popełnienia) wysłać trzeba razem z zaległymi dokumentami (w omawianym przypadku – wraz ze sprawozdaniem finansowym). Należy pamiętać, że przekroczeniem jest zarówno przesłanie dokumentacji kilka miesięcy, jak i jeden dzień po terminie.

Jolanta Kluba  
Doradca dla organizacji pozarządowych