Podróż służbowa wolontariusza samochodem

Mam pytanie odnośnie rozliczania kosztów podróży służbowej wolontariusza. Mamy w projekcie wolontariusza, który jedzie z krótką (jednodniową) wizytą na doszkalanie do zaprzyjaźnionej organizacji. Tam jest dość trudny dojazd komunikacją publiczną, w związku z tym zapytał, czy nie mógłby pojechać samochodem. Czy my możemy mu zwrócić koszty przejazdu prywatnym samochodem?

Podróż służbowa, czyli delegacja, to wyjazd do innej miejscowości niż ta, w której wykonywana jest praca, związany tematycznie z charakterem wykonywanej pracy. W podróż służbową można zatem wysłać osobę, która jest w jakiś sposób związana z organizacją. Może to być pracownik, członek organizacji czy wolontariusz.
Według definicji zawartej w ustawie o pożytku wolontariuszem jest osoba, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje pracę na zasadach określonych ustawowo zasad. Organizacja i wolontariusz zawierają ze sobą umowę, w której określone jest m.in. czym się będzie zajmował wolontariusz i w jakim czasie. Jeśli współpraca będzie trwała dłużej nić 30 dni umowa (lub porozumienie z wolontariuszem) ma obowiązkowo formę pisemną. Jeśli organizacja wysyła wolontariusza w delegacje, ma obowiązek zwrócić mu koszty podróży służbowych, o ile wolontariusz nie zwolnił organizacji z tego obowiązku (na piśmie). Uregulowanie tej sytuacji można np. zawrzeć taką informację w umowie. Przykładowe wzory porozumienia z wolontariuszem można znaleźć tutaj: poradnik.ngo.pl/x/504006

Zasady rozliczania podróży służbowej
Koszty służbowych wyjazdów wolontariusza są rozliczane na takich samych zasadach jak wyjazdów pracowników.
Zgodnie z prawem podróż prywatnym samochodem  dokumentowana jest na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, a kwota zwrotu podróży wyliczana jest na podstawie tzw. „kilometrówki”, czyli stawek ustalonych w ministerialnym rozporządzeniu.
Możliwe są też inne sposoby wyliczenia kwoty zwrotu kosztów (np. na podstawie kosztów paliwa), musi to odbyć się na zasadach ogólnie przyjętych dla rozliczania podróży służbowych w organizacji (np. w dokumencie o nazwie polityka rachunkowości).
Bez względu na przyjęta metodę rozliczania ważne jest to, by końcowe koszty przejazdu samochodu nie przekraczały maksymalnych kwot zwrotu za podróż służbową, określonych w rozporządzeniach opisujących „kilometrówkę”. Przekroczenie tego limitu powoduje, że nadwyżka nie będzie uznana za koszt uzyskania przychodu w myśl art. 16. ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych (będzie trzeba więc od niej odprowadzić podatek), a dla delegowanego będzie to przychód objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych. (O tym, co to są koszy uzyskania przychodu, czytaj: CIT 8 – obowiązek wobec US każdej organizacji - /wiadomosci/760538.html).

Rozliczenie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu sporządzana jest przez osobę wyjeżdżającą w podróż służbową (pracownika, wolontariusza). Robi się ją po zakończeniu podróży lub na koniec każdego miesiąca. Aby koszty przejazdu służbowego wyliczanego według tej metody mogły być uznane za koszty uzyskania przychodu, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:
– nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
– numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
– kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu;
– opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
– stawkę za jeden kilometr przebiegu;
– kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu;
– podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
W przeciwnym razie koszt nie będzie uznany za koszty uzyskania przychodu – i wtedy od tego kosztu organizacja będzie musiała odprowadzić podatek.

Wyliczenie kosztów zwrotu na podstawie przejechanych kilometrów (tzw. „kilometrówki”)
Kwota do zwrotu wyliczana jest na podstawie liczby przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.
Maksymalne stawki za użytkowanie do celów podróży służbowej (od 14.11.2007):
– samochód o poj. do 900 cm3 – 0,5214 zł/km;
– samochód o poj. pow. 900 cm3 – 0,8358 zł/km;
– motocykl – 0,2302 zł/km;
– motorower – 0,1382 zł/km.
Liczba przejechanych kilometrów podawana jest na podstawie odczytów licznika. Jeśli jest to trudne, można skorzystać ze stron internetowych, wyznaczających trasy i obliczających liczbę kilometrów między miejscowościami. Maksymalne stawki za jeden kilometr określone są w przepisach (rozporządzeniu). Organizacja może jednak ustalić inną kwotę. Jak już wspomniano, jeśli stawka za kilometr będzie wyższa niż w rozporządzeniu, to nadwyżka nie będzie stanowić kosztu uzyskania przychodu (co powoduje konieczność odprowadzenia przez organizację podatku dochodowego), a dla delegowanego będzie to przychód objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
 
Zwrot na podstawie faktur za paliwo
Jeśli w organizacji są przyjęte takie zasady, podróż służbowa można także rozliczyć na podstawie faktury za paliwo (uwzględniającej dane organizacji). Także w tym wypadku warto pamiętać o tym, że faktura za paliwo nie powinna opiewać na kwotę wyższą niż stawka wyliczona metodą „kilometrówki”, jeśli organizacja i delegowany nie chcą ponosić dodatkowych kosztów podatkowych. Inaczej mówiąc kwota na fakturze powinna odpowiadać liczbie wyliczonych i przejechanych  kilometrów, a data powinna zgadzać się z datą podróży. Czasami wymagane jest też oświadczenie o tym, że właściciel pojazdu użyczył go bezpłatnie organizacji – w celu odbycia rozliczanej podróży. Aby uniknąć tych komplikacji organizacje przyjmują niekiedy zasadę, zapisaną w dokumencie wewnętrznym, np. polityce rachunkowości, że zwracają za delegacje np. 60% kwoty wyliczonej metodą „kilometrówki” (co mniej więcej odpowiada obecnie, tj. w grudniu 2012, cenom paliwa potrzebnego do przejechania 1 km samochodem osobowym).

Odpowiadając na pytanie czytelnika
Organizacja jak najbardziej może zwrócić wolontariuszowi koszty podróży służbowej, podczas której skorzystał on z prywatnego samochodu. Przed wysłaniem w delegację organizacja powinna poinformować wolontariusza, jakie są zasady rozliczania delegacji przyjęte w organizacji.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
Art. 2.
Ilekroć w ustawie jest mowa o:
(…)
3) wolontariuszu – rozumie się przez to osobę fizyczną, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie.
Art. 44.
1. Świadczenia wolontariuszy są wykonywane w zakresie, w sposób i w czasie określonych w porozumieniu z korzystającym. Porozumienie powinno zawierać postanowienie o możliwości jego rozwiązania.
(…)
4. Jeżeli świadczenie wolontariusza wykonywane jest przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie.
5. Do porozumień zawieranych między korzystającym a wolontariuszem w zakresie nieuregulowanym niniejszą ustawą stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
Art. 45.
1. Korzystający ma obowiązek:
(…)
3) pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, koszty podróży służbowych i diet.
(…)
4. Wolontariusz może, w formie pisemnej pod rygorem nieważności, zwolnić korzystającego
w całości lub w części z obowiązków wymienionych w ust. 1 pkt 3.

Kodeks pracy
Art.  77 5.
§ 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej na obszarze kraju
§ 5. 1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.
(…)
3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podroży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustalona przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:
1) 0,5214 zł — dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3;
2) 0,8358 zł — dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3;
3) 0,2302 zł — dla motocykla;
4) 0,1382 zł — dla motoroweru.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. 2010 Nr 51, poz. 307)
Art. 23
ust. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
1) wydatków na:
(…)
36) wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
ust. 5. Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
ust. 7. Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer  rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Informacja pochodzi z portalu dla organizacji pozarządowych www.ngo.pl autorzy: Monika Chrzczonowicz, Krzysztof Śliwiński.