JAK WYDATKOWAĆ DOTACJĘ, ABY NIE MIEĆ PROBLEMU Z JEJ ROZLICZENIEM? (Poniższe wskazówki nie zwalniają Beneficjenta dotacji ze szczegółowego zapoznania się z warunkami umowy dotacyjnej)
1. Celowe i terminowe (tj. zgodne z umową) wykorzystanie dotacji jest warunkiem jej rozliczenia.
2. W ramach dotacji finansowane są wydatki powstałe po podjęciu przez Sejmik Województwa Dolnośląskiego uchwały w sprawie udzielenia dotacji.
3. Podstawą wydatkowania dotacji jest faktura lub rachunek do umowy.
4. Beneficjent zobowiązany jest do wydatkowania dotacji w formie przelewu lub w formie wpłaty na konto wykonawcy, w nieprzekraczalnym terminie wskazanym w umowie, pod rygorem zwrotu dotacji.
5. Beneficjent zobowiązany jest do rozliczenia dofinansowania na warunkach określonych w umowie, w tym w szczególności do przedłożenia sprawozdania końcowego z wykonania zadania, zawierającego informacje na temat:
a) stopnia, w jakim zadanie zostało zrealizowane w stosunku do umowy,
b) szczegółowego zakresu prac konserwatorskich lub robót budowlanych,
c) poniesionych kosztów finansowych oraz źródeł finansowania, znajdujących odzwierciedlenie w tabelach kosztorysowych i zestawieniu dokumentów księgowych.
6. Do sprawozdania dołącza się kopie dokumentów potwierdzających wykonanie zadania, zgodnie z częścią merytoryczną oraz finansową sprawozdania końcowego, m.in. takich jak: protokół odbioru konserwatorskiego, rachunki i faktury za wykonane zadanie oraz za zakup materiałów niezbędnych do jego realizacji, dowody przelewów na rachunek bankowy lub wpłat na rachunek bankowy dostawców towarów i usług wskazanych w dokumentach księgowych (na wezwanie dotującego).
7. Oryginały faktur (rachunków) należy opatrzyć opisem zawierającym pełną nazwę zadania, numer umowy z Województwem, informację na temat wysokości poszczególnych źródeł opłacenia faktury (rachunku) oraz informację nt. przeznaczenia dotacji (wg pozycji w kosztorysie ze względu na rodzaj kosztów - zał. nr 2 do umowy). Pod powyższymi informacjami powinna podpisać się osoba upoważniona do tych czynności. W przypadku faktur (rachunków) opłaconych z budżetu Województwa Dolnośląskiego, powinna znaleźć się na nich klauzula: "Opłacono w kwocie .............. z budżetu Województwa Dolnośląskiego na podstawie umowy nr.........".
8. Do sprawozdania dołącza się dokumentację fotograficzną obiektu wraz ze zdjęciem tablicy promocyjnej umieszczonej na obiekcie lub w jego obrębie – w formie elektronicznej (do 10 zdjęć) oraz z dołączonymi danymi imiennymi autora zdjęć i jego pisemną zgodą na niekomercyjne wykorzystanie zdjęć w materiałach promocyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.
9. Sprawozdanie należy dostarczyć do Kancelarii Ogólnej UMWD, Wybrzeże J. Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław, w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia określonego w umowie jako termin zakończenia zadania (decyduje data stempla pocztowego).