W testach, które rozwiązywaliśmy w jednym z punktów było pytanie o otrzymaniu drogą mailową podania, prawidłowa odpowiedź brzmi "nie zostało wszczęte żadne postępowanie, zaś urzędnik nie ma w związku z takim mailem żadnych prawnych obowiązków”.

Zgodnie z art. 63  § 1, podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 64, poz. 565). Zgodnie z art. 3 pkt 17 tej ustawy elektroniczna skrzynka podawcza to dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego. Z kolei akt wykonawczy do tej ustawy tj. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych… (Dz.U. 206,poz. 1216) w §3 ust.1 pkt 1 precyzuje, że  podmioty publiczne informują na swoich stronach podmiotowych Biuletynu Informacji Publicznej, zwanego dalej "BIP", o udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej, podanym w formie identyfikatora URI. Zatem nie może to być, służbowy co prawda  ale adres poczty elektronicznej urzędnika.
Co do drugiej części pytania należy stwierdzić, iż udostępnianie informacji publicznych odbywa się w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198 ze zmianami) a nie w trybie Kpa. WSA w Szczecinie w wyroku z dnia 4 sierpnia 2011 roku II SAB/Sz 46/11 (lex nr 864350) stwierdza między innymi: „Cel ustawy z 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz regulacja art.10 ust. 2 tej ustawy prowadzą do wniosku, że postępowanie w sprawie udzielenia informacji publicznej jest odformalizowane i uproszczone. Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego mają zastosowanie tylko w przypadkach, gdy ustawa wyraźnie tak stanowi, a więc nie dotyczy to wszczęcia postępowania w przedmiocie udzielenia informacji publicznej.” Art.1 ust. 1 tej ustawy stanowi, że każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu i ponownemu wykorzystywaniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie. Z art. 10 tej ustawy wynika, że informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej, jest udostępniana na wniosek a informacja, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku. Zatem informacja jest udostępniana na wniosek w dowolnej formie. WSA w Warszawie w wyroku z dnia 10 listopada 2010 roku II SAB/Wa 259/10 (lex nr 756216) stwierdza: „Wniosek o udzielenie informacji publicznej może przybrać każdą formę, a osoba jej żądająca nie musi być nawet w pełni zidentyfikowana, skoro nie musi wykazywać ani interesu prawnego, ani też faktycznego.” Zgodnie z art. 15 jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, o którym mowa w art. 10 ust. 1, podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia (np. kopiowanie dokumentów) lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Należy pamiętać o zakresie przedmiotowym informacji publicznej podlegającej udostępnianiu a określonym w art. 6.

Opracował:
Andrzej Kubica  -  doradca w zakresie prawa administracyjnego