Pan Kowalski żąda wydania kopii pozwolenia na budowę chlewni, która została wydana w roku 1980 dla współwłaściciela nieruchomości. Co powinien zrobić urząd gdy decyzji nie ma w zasobach archiwalnych?

Dla naświetlenia tej kwestii posłużę się fragmentem z Wyroku WSA w Krakowie III SA/Kr 223/10 z 26.01.2011 roku: „Powyższe stwierdzenia nie oznaczają jednakże, że ustawodawca w żaden sposób nie przewidział możliwości odtworzenia akt administracyjnych czy tylko decyzji administracyjnych. Zdaniem Sądu, nie przewiedział tylko ich odtworzenia w sposób taki jak akt sądowych - z zakresu postępowania cywilnego i postępowania sądowo-administracyjnego dając jednakże możliwość ich rekonstrukcji w toku postępowania wyjaśniającego toczącego się w sprawie administracyjnej. W zakresie tym Sąd podziela stanowisko G. Ł. zaprezentowane w miesięczniku Samorząd Terytorialny nr 9/2009 (225): "Odtwarzanie akt sprawy w ogólnym postępowaniu administracyjnym", który uznaje regulację kodeksową (k.p.a.) za wystarczającą dla osiągnięcia celu odtworzenia akt sprawy. Należy zwrócić uwagę, w ślad za autorem powyższego opracowania, że przepisy pozwalające na rekonstrukcję akt sprawy administracyjnej jedynie nie zostały formalnie wydzielone w systematyce kodeksu postępowania administracyjnego, "lecz wynikają z określonych norm procesowych. Podstawowe znaczenie odgrywają w tym zakresie regulacje: zasad ogólnych kodeksu postępowania administracyjnego (m.in. zasady legalności, prawdy obiektywnej, udzielania informacji, zapewnienia stronie prawa do udziału w postępowaniu, szybkości i prostoty postępowania, pisemności), zasad i środków dowodowych (z fundamentalną dla działań rekonstrukcyjnych zasadą oficjalności postępowania wyjaśniającego), niektórych postaci czynności techniczno-procesowych (zwłaszcza wezwań), zasad stosowania środków przymusu zabezpieczających prawidłowy przebieg postępowania wyjaśniającego (art. 88-88a k.p.a.). Ich łączne ujecie pozwala na pełne przeprowadzenie czynności odtworzenia akt sprawy". Sąd podziela więc stanowisko, że czynności odtworzenia akt sprawy administracyjnej indywidualnej znajdują swoje oparcie w przepisach postępowania wyjaśniającego w ogólnym postępowaniu administracyjnym. W ten sposób rozumując Sąd podkreśla, iż podziela w pełni stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego zawarte w wyroku z dnia 6 lipca 2006 r. sygn. akt II OSK 921/05 (opubl. LEX nr 275485): "Brak możliwości odnalezienia dokumentu zawierającego decyzję o pozwoleniu na budowę nie oznacza braku możliwości odtworzenia jego treści. Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie zawierają wprawdzie uregulowań dotyczących postępowania w razie zaginięcia lub zniszczenia akt, analogicznych do zawartych w księdze czwartej Kodeksu postępowania cywilnego (art. 716-729), nie oznacza to jednak, iż organ administracji może się uchylić od obowiązku dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy i jej załatwienia zgodnie z obowiązującym prawem, do czego zobligowany jest z mocy art. 7 k.p.a. W sytuacji, gdy ustalenie treści decyzji jest niezbędne do załatwienia sprawy, należy ją przesłankowo odtworzyć przy użyciu wszelkich dostępnych środków dowodowych przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego, nie wyłączając przesłuchania świadków i stron. Zaniechanie powyższych czynności świadczy o oczywistym naruszeniu powołanej wyżej normy prawnej."

Opracował:
Andrzej Kubica  -  doradca w zakresie prawa administracyjnego