Obowiązek prowadzenia metryki sprawy – jak powinien być realizowany?

Wzór i sposób prowadzenia metryki określa, wydane na podstawie art. 66a§4 k.p.a. Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r. poz. 250). Zgodnie z §1 tego rozporządzenia „Metryka sprawy, wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana. Metryka sprawy prowadzona jest w formie pisemnej lub elektronicznej.” Podstawowy sposób prowadzenia metryki sprawy administracyjnej określa § 3 rozporządzenia. Zgodnie z nim metrykę sprawy sporządza się w formie tabeli, której wzór stanowi załącznik do rozporządzenia. W tabeli muszą znaleźć się następujące dane:
- oznaczenie sprawy - rozumiane jako data wszczęcia lub znak sprawy;
- tytuł sprawy - rozumiany jako zwięzłe określenie przedmiotu sprawy;
- numer kolejny czynności;
- datę podjętej czynności;
- oznaczenie osoby podejmującej daną czynność - rozumiane jako wskazanie imienia, nazwiska i stanowiska;
- określenie podejmowanej czynności;
- wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność - rozumiane jako podanie daty dokumentu (jeżeli w sprawie jest tylko jeden dokument z określoną datą) bądź znaku pisma lub innego niepowtarzalnego w danej sprawie identyfikatora dokumentu, do którego odnosi się dana czynność; dopuszcza się jednak również dodatkowe oznaczenie dokumentów w sprawie w celu ułatwienia powiązania ich z wpisem w metryce sprawy.
Drugi sposób prowadzenia metryki sprawy dotyczy sytuacji, gdy dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiającym wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych (§2 ust.1).
Rozporządzenie wprowadza też pewien wyjątek, mianowicie jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych i system ten zapewnia możliwość wyszukania i prezentacji wskazanych wyżej danych, to za metrykę sprawy uważa się te dane (§2 ust.2).
Rodzaje spraw, w których wyłączony jest obowiązek prowadzenia metryki sprawy został określony w odrębnym Rozporządzeniu z dnia 9 marca 2012 roku w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony, (Dz. U. z 2012 r. poz. 269 . Rozporządzenie to zawiera 3 załączniki, w których znajdują się wykazy: ustaw (załącznik nr 1 – 128 ustaw), rozporządzeń (załącznik nr 3 – 27 rozporządzeń)  i aktów stanowionych przez organy Unii Europejskiej (załącznik nr 2  - 4 akty UE) stanowiących podstawę rozstrzygnięcia spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony. Liczba spraw, w których nie ma obowiązku prowadzenia ich metryk jest wielokrotnie większa, bowiem w obrębie każdego z tych aktów wymienione jest z reguły kilka podstaw prawnych załatwienia sprawy.
Ponadto, minister wyłączył obowiązek prowadzenia metryki sprawy także w odniesieniu do postępowań odwoławczych, zażaleniowych oraz nadzwyczajnych, które dotyczą spraw rozpatrywanych przez organ pierwszej instancji na podstawie przepisów zawartych w powyższych wykazach.

Opracował:
Andrzej Kubica – doradca ds. prawa administracyjnego