Czy w przypadku, gdy jedna ze stron postępowania przebywa za granicą należy wysłać do niej zawiadomienie o wszczęciu postępowania na adres gdzie obecnie przebywa (Anglia) w przypadku gdy znamy dokładny adres?

Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego regulują m.in. zasady dokonywania doręczeń w toku postępowania administracyjnego. Zadaniem organu jest przede wszystkim zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania. Temu służą m.in. przepisy o doręczaniu pism, gdzie w art. 42 § 1 k.p.a. przyjmuje się zasadę bezpośredniego doręczania w mieszkaniu adresata lub miejscu pracy. Dopiero w razie niemożności doręczenia pism osobiście, domownikowi, sąsiadowi, dozorcy (kiedy to przepis zakłada, iż osoby te przekażą pismo adresatowi), istnieje możliwość zastępczego doręczenia (adresat odbiera sam pismo w placówce pocztowej lub urzędzie gminy). Założeniem zatem powyższych regulacji jest podjęcie wszelkich działań zmierzających do tego, że strona zostanie skutecznie powiadomiona o wszczętym postępowaniu. A zatem zawiadomienie zostanie skierowane na adres, pod którym faktycznie przebywa. Oczywistym jest, że warunkiem doręczenia (a także skutecznego zastosowania fikcji prawnej doręczenia z art. 44 § 4 k.p.a.) jest przesłanie przesyłki na prawidłowy adres zamieszkania strony.  Podzielam pogląd wyrażony w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 21 stycznia 2010 r. II OSK 120/09, LEX nr 597160, który stwierdza: „Trzeba stwierdzić, iż art. 42 § 1 k.p.a. nakazuje doręczenie pism osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Nie można więc utożsamiać pojęcie "mieszkania" jedynie z miejscem zamieszkania. Jest to, bowiem pojęcie szersze i należy uznać, iż pod pojęciem tym mieści się również adres wskazany przez samą stronę” czy adres zameldowania.
Pragnę zwrócić uwagę na fakt, iż od 11 kwietnia 2011 roku ustawodawca dodał dwa § do art. 40 k.p.a. a mianowicie: § 4. który stanowi, że „strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń” i § 5, który stanowi, że „w razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę należy o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu. Strona powinna być również pouczona o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem”. Zatem, w sytuacji opisanej w pytaniu, jeżeli znamy adres zamieszkania strony w Anglii, to winniśmy ją zawiadomić o wszczętym postępowaniu i pouczyć o treści art. 40 §4 i 5. Doręczenie może nastąpić albo tradycyjnie drogą pocztową (jeżeli w danym kraju nie ma instytucji „zwrotnego poświadczenia” to doręczyć można również przez konsulat czy ambasadę. Wspomniane § 4i5 dają również odpowiedź na drugą część pytania a mianowicie „czy należy korespondować z osobami przebywającymi poza granicami kraju”.

Opracował:
Andrzej Kubica – doradca ds. prawa administracyjnego