Czy jest możliwe sporządzenie, na wniosek strony, kopii akt sprawy i przesłanie ich na wskazany przez stronę adres?

Zatem to strona może sporządzać notatki, kopie lub odpisy. Zgodnie z § 2 tego artykułu strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Proszę zwrócić uwagę na słowa "może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii", zatem odpisów i kopii sporządzonych przez stronę (przy uwierzytelnianiu urząd pobiera opłatę skarbową). Na dodatek w przepisie tym mówi się "o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony" Zatem nie każdym interesem strony a jedynie ważnym. NSA w wyroku z 25 lipca 2007 I OSK 131/06, LEX nr 364669, stwierdza, że "Uzasadnienie istnienia ważnego interesu strony li tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w celu wykorzystania ich w innych postępowaniach prawnych, jest niewystarczające. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów należy jeszcze wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy". Zgodnie z wyrokiem NSA z dnia 5 lipca 2005 r., GSK 898/04, LEX nr 190721: "Skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy, to tym samym brak jest podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki jak i innych nowoczesnych urządzeń. Nie oznacza to jednak, że strona postępowania może żądać, aby takie kserokopie wykonał i dostarczył sam organ, gdyż sporządzanie notatek czy odpisów z akt postępowania ustawodawca pozostawił stronie, niezależnie od rodzaju użytych do tego środków technicznych"; według wyroku WSA w Olsztynie z dnia 19 grudnia 2007 r., II SA/Ol 1008/07, LEX nr 510939: "Kserowanie dokumentów z akt administracyjnych mieści się w pojęciu wykonania przez stronę odpisów tychże dokumentów. Użycie kserokopiarki, czy też innego urządzenia, oznacza bowiem tylko sposób sporządzenia takich notatek czy odpisów. (...) To organ winien zabezpieczyć stronie możliwość wykonania odpisów dokumentów, np. poprzez ustawienie w urzędzie płatnej kserokopiarki czy też innego urządzenia, przy pomocy którego strona mogłaby utrwalić materiał dowodowy"; podobnie w wyroku WSA we Wrocławiu z dnia 11 grudnia 2008 r., II SA/Wr 324/08, LEX nr 528060: "W przypadku gdy organ posiada techniczne możliwości sporządzenia kserokopii ekspertyzy, powinien umożliwić skarżącym jej wykonanie, za ewentualnym zwrotem związanych z tym kosztów"). Myślę, że te ostatnie zacytowane wyroki wskazują, iż to strona winna wykonać kopię a organ jedynie winien jej to umożliwić poprzez np. ustawienie płatnej kserokopiarki w urzędzie. Nie ma żadnych podstaw prawnych do określenia przez urząd odpłatności za takie czynności w ramach procedury administracyjnej. Wykonanie ksera jest usługą cywilno-prawną. Najczęściej w urzędach (przynajmniej tych większych w tym również w sądach) są punkty usług kserograficznych.

Opracował:
Andrzej Kubica – doradca ds. prawa administracyjnego